Funciones secretaria

• Programar y organizar las actividades propias de su cargo
• Responsabilizarse del diligenciamiento de los libros de matrícula, calificaciones,
  admisiones, recuperaciones, validaciones, asistencia y actas de reuniones
• Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrícula
• Elaborar la lista de alumnos para efectos docentes y administrativos
• Mantener ordenada y actualizada la documentación de alumnos, personal docente y
  administrativo
• Llevar los registros del servicio de los funcionarios de la institución
• Colaborar con el Rector en la elaboración de los informes estadísticos
• Gestionar ante la Secretaria de Educación el registro de los libros reglamentarios
• Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean
  solicitadas
• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida
• Atender al público en el horario fijado
• Responder por el uso adecuado, seguridad y mantenimiento de los equipos y
  materiales confiados a su manejo
• Organizar y manejar el archivo de su oficina
• Recibir clasificar y archivar la correspondencia y demás documentos que le sean
  confiados
• Tomar dictados y realizar transcripciones mecanográficas
• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza
  del cargo

Las secretarias no firman ningún documento oficial de la Institución como: diplomas, actas de grado, constancias, de acuerdo con el Decreto 2150 de 1995. Solamente refrendan con su firma los libros de evaluaciones, por ser de su responsabilidad los mismos.

Funciones bibliotecario(A)

• Elaborar el plan anual de actividades y presentarlo al Rector para su aprobación
• Elaborar el proyecto del reglamento interno de la biblioteca y presentarlo al
  Consejo Directivo para su aprobación
• Programar y desarrollar jornadas de trabajo con profesores y alumnos sobre la
  adecuada utilización de la biblioteca
• Clasificar, catalogar y ordenar el material bibliográfico
• Establecer y mantener intercambio bibliográfico con entidades nacionales y extranjeras
• Suministrar el material bibliográfico y orientar a los usuarios sobre su utilización
• Lleva el registro de utilización del servicio y el control de los préstamos realizados
• Evaluar periódicamente las actividades programadas y ejecutadas y rendir informe oportuno al Rector.
• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.
• Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad del material bibliográfico, muebles y enseres confiados a su manejo
• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Funciones tesorero almacenista

Este cargo en algunos planteles oficiales está separado, porque la secretaria en ciertos casos hace también funciones de pagadora, por lo tanto los Rectores definirán las funciones específicas según la responsabilidad que tengan a saber:

• Planear y programar las actividades propias de almacén
• Colaborar con el Rector y el Pagador en la administración de los bienes muebles e
  inmuebles del plantel
• Organizar y ejecutar el programa general de compras de la Institución. de
  conformidad con lo establecido en el Fondo de Servicios Educativos y en las normas
  de la Contraloría General
• Establecer los mecanismos de solicitud y entrega de materiales a las dependencias
  que lo requieran
• Elaborar y/o actualizar la lista de proveedores
• Elaborar el balance mensual con base en los comprobantes de entrada y salida de
  los elementos y respectivos boletines diarios de almacén
• Elaborar y enviar a la Contraloría el informe mensual de cuentas y el inventario
  general anual
• Elaborar y mantener al día los inventarios en los libros de acuerdo con las normas
  vigentes
• Manejar la Caja Menor de conformidad con las normas de la Contraloría
• Colaborar con la administración de los bienes de la institución
• Solicitar a la Contraloría la baja de los implementos fuera de uso
• Responder por el mantenimiento, seguridad e integridad de los elementos confiados
  a su cuidado
• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida
• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza
  del cargo

Funciones del auxiliar de servicios generales

• Ejecutar tareas relacionadas con la distribución de la correspondencia
• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida
• Llevar una relación de los trabajos realizados
• Responder por el aseo y cuidado de las zonas o áreas que le sean asignadas
• Responder por lo elementos utilizados para la ejecución de las tareas
• Informar sobre cualquier novedad en la zona o en los equipos bajo su cuidado
• Informar a su inmediato superior sobre las anomalías e irregularidades que se presenten en la planta física del plantel para sus respectivos arreglos
• Prestar el servicio de refrigerios y tintos a las dependencias que determine el Rector
• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza
  del cargo

Funciones Celador

• Ejercer vigilancia en las áreas o zonas que le hayan asignado
• Controlar la entrada y salida de personas, vehículos y objetos del plantel
• Velar por el buen estado y conservación de los elementos de seguridad e informar
  oportunamente de las anomalías detectadas
• Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel
• Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia
• Consignar en los registros de control, las anomalías detectadas en su turno e
  informar oportunamente sobre las mismas
• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida
• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza
  del cargo.

La institución no cuenta en su planta de personal con secretarias, celadores, almacenista y auxiliares de servicios generales.
la Institución definirá los nombres y códigos de los cargos aquí previstos de acuerdo con la Función Pública para el caso de administrativos y de servicios y agregara además otros cargos que tenga el plantel y que no se han descrito en esta propuesta, siguiendo las pautas orientadoras de la resolución 13342 de 1982.